Het besmettingsgevaar van declaraties

Regelmatig worden we geconfronteerd met de berichten over het disproportionele declaratiegedrag van topbestuurders in verschillende sectoren. Bij dergelijke berichten ontploft het op de sociale media en ook op feestjes is het een populair gespreksonderwerp. De een roept schande, de ander roept dat het allemaal wel meevalt.

Vervolgens vernemen we dat alles binnen de regels heeft plaatsgevonden en gaan we over tot de waan van de dag. In het tijdperk dat bijna alles van zorg, onderwijs, arbeidsmarkt tot en met volkshuisvesting aan herziening onderworpen wordt, blijft de vraag: waarom worden deze declaratieregels niet ter discussie gesteld en gewijzigd?

Als leidinggevende bij diverse organisaties moest ik als eindverantwoordelijke de declaraties van mijn managers altijd zelf toetsen, goedkeuren en ter verdere afhandeling ondertekenen. Als er iets werd gedeclareerd dat niet binnen de regels viel of discutabel was, had ik mijn waarschuwende controller direct aan tafel zitten.

Een voorbeeld uit de praktijk: in tegenstelling tot vorige werkgevers stond bij deze niets over “secretaressendag” in de interne regels genoemd. Dit viel mij op, toen ik merkte dat een van mijn managers een duur cadeau voor haar secretaresse had gedeclareerd. Mijn controller had mij hier niet op geattendeerd. Dit declaratiegedrag viel nameijk onder ongeschreven regels en werd al jaren, door bijna iedereen, gecultiveerd en als normaal ervaren.

Ik vraag me af wanneer zoiets begonnen wordt? Door wie? En hoe zet dit zich verder in de organisatie voort? Ik kan me niet voorstellen dat bijvoorbeeld de drankrekening van het Leids UMC binnen de organisatie onopgemerkt is gebleven. Heeft het UMC geen waarschuwende controller, een financiële eindverantwoordelijke, een Ondernemingsraad, een klachtencommissie of een vertrouwenspersoon? De manier waarop intern met dergelijke zaken wordt omgegaan zou een afspiegeling zijn van de interne cultuur.

De vertaling van een bedrijfsmoraal in de dagelijkse praktijk is voor mij van essentieel belang. Als het om publieksgeld gaat dienen we, moreel gezien, iedere uitgegeven cent te verantwoorden. Dit moet vanzelfsprekend gekoppeld zijn aan de visie en missie en het behalen van de gewenste resultaten voor de organisatie en voor de samenleving. Op het moment dat dit discutabel is, moet er een open en veilige interne ruimte zijn om het aan de orde te stellen en te kunnen reflecteren.

Er zijn verschillende geluiden te horen van mensen bij wie dergelijk declaratiegedrag niet verrassend is. De een zegt: “ik doe gewoon mijn werk, zo gaat het nou eenmaal” of “ik bemoei me nergens mee: ik heb collega’s zien opbranden en met burn-out langdurig in de ziektewet terecht zien komen.” Nog een ander zegt: “ik ben op zoek naar een andere baan en hopelijk ben ik gauw weg.” Opvallend is dat niemand het over het belang van de organisatie heeft en het behalen van duurzame resultaten voor de samenleving.

Dit moet juist continu en consistent gestimuleerd, ontwikkeld en gewaarborgd worden in een vrije, veilige en vooral kritische ruimte. Welke duurzame resultaten voor de samenleving er met dure drankjes behaald worden, dient intern aan de orde te kunnen en moeten komen.

Niet alleen het verspilde geld, maar vooral het cultiveren van een interne cultuur van onverschilligheid en eigenbelang, gekoppeld aan een gebrek aan kritische reflectie is zorgwekkend. Bestuurders dienen zelf het goede voorbeeld te geven en, in plaats van zichzelf, de samenleving te dienen en het beschadigd vertrouwen te herstellen.